INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
1. Administrator danych osobowych
Elektrin M. M. Affeldt Spółka jawna w świetle przepisów prawnych jest administratorem Państwa danych osobowych jako naszych klientów. Tym samym, odpowiadamy za wykorzystanie danych w sposób bezpieczny, zgodny z umową oraz obowiązującymi przepisami.
Spółka Elektrin M. M. Affeldt Spółka jawna nie powołała Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
Można się z nami kontaktować w następujący sposób:
- listownie: Elektrin M. M. Affeldt Spółka jawna, ul. Transportowca 7, 88 – 100 Inowrocław
- przez elektroniczną skrzynkę podawczą dostępną na stronie: www.elektrin.pl | biuro@elektrin.pl
2. Podstawa prawna i cel wykorzystywania danych osobowych
Państwa dane osobowe uzyskane przy zawieraniu umowy i w trakcie jej trwania wykorzystujemy w następujących celach:
1.1. zawarcia i wykonania łączącej nas umowy, w tym zapewnienia poprawnej jakości usług (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 b RODO, podstawę tę będziemy nazywać w skrócie „wykonaniem umowy”);
1.2. wykonania ciążących na nas obowiązków prawnych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 c RODO, podstawę tę będziemy nazywać w skrócie „obowiązkami prawnymi”), np.:
1.2.1. wystawianie i przechowywanie faktur oraz dokumentów księgowych,
1.2.2. udzielanie odpowiedzi na reklamacje w terminie i formie przewidzianej przepisami;
1.3. wykrywania nadużyć i zapobiegania im – (podstawa prawna: wykonanie umowy art. 6 ust. 1 b RODO oraz nasz prawnie uzasadniony interes art. 6 ust. 1 f RODO);
1.4. ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń, co obejmuje m.in. sprzedaż naszych wierzytelności z umowy innemu podmiotowi (podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes 6 ust. 1 f RODO);
1.5. marketingu bezpośredniego – marketing produktów i usług własnych (podstawa prawna prawnie uzasadniony interes art. 6 ust. 1 f RODO);
1.6. tworzenia zestawień, analiz, statystyk na nasze potrzeby wewnętrzne, obejmuje to w szczególności raportowanie, badania marketingowe, planowanie rozwoju usług, prace rozwojowe w systemach informatycznych, tworzenie modeli statystycznych (podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes 6 ust. 1 f RODO);
1.7. przeprowadzania audytów na nasze potrzeby wewnętrzne w ramach Zintegrowanego Systemu Zarządzania, m.in.: jakością (zakładowej kontroli produkcji), środowiskowego oraz bezpieczeństwem i higieną pracy (podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes 6 ust. 1 f RODO);
Nie będziemy dokonywać profilowania, czyli zautomatyzowanej analizy Państwa danych i opracowania przewidywań na temat preferencji lub przyszłych zachowań.
Jeśli wyrażą Państwo zgodę na wykorzystywanie swoich danych w innym celu, treść tej zgody będzie określać, w jakim celu będziemy przetwarzać Państwa dane.
3. Okres przechowywania danych
3.1. zawarcie i wykonanie łączącej nas umowy – przez czas trwania umowy i rozliczeń po jej zakończeniu;
3.2. wykonanie ciążących na nas obowiązków prawnych - przez czas, w którym przepisy nakazują nam przechowywać dane, np. podatkowe, lub przez czas, w którym możemy ponieść konsekwencje prawne niewykonania obowiązku, np. otrzymać karę finansową od urzędów państwowych;
3.3. ustalenie, obrona i dochodzenia roszczeń – przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z umowy;
3.4. wykrywanie nadużyć i zapobiegania im – przez czas trwania umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z umowy, a w przypadku dochodzenia przez nas roszczeń lub zawiadamiania właściwych organów – przez czas trwania takich postępowań;
3.5. marketing bezpośredniego – przed zawarciem umowy oraz przez czas trwania umowy;
3.6. tworzenie zestawień, analiz, statystyk – przez czas trwania umowy, a następnie nie dłużej niż przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z umowy;
3.7. przeprowadzanie audytów – przez czas trwania umowy, a następnie nie dłużej niż przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z umowy.
4. Dane, które należy nam podać
Do zawarcia umowy wymagamy podania przez Państwa danych: firma, a w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą także imię i nazwisko, adres siedziby i NIP (jeśli ich Państwo nie podadzą, nie zawrzemy umowy). Dodatkowo możemy poprosić o dane opcjonalne, które nie mają wpływu na zawarcie umowy (jeśli ich nie otrzymamy, nie będziemy mogli np. dzwonić pod numer kontaktowy lub wysyłać wiadomości elektronicznych email).
Podawanie danych przy zawarciu umowy nie jest wymogiem ustawowym.
W trakcie trwania umowy, świadcząc usługi, wchodzimy w posiadanie innych Państwa danych, w tym o korzystaniu z naszej strony internetowej.
5. Dodatkowe informacje o danych osobowych
W momencie zawierania umowy lub w czasie jej trwania mogą Państwo np. zamówić dodatkowe usługi. Jeśli będzie to wymagało wykorzystania Państwa danych w sposób inny niż opisany w tym dokumencie, brakujące informacje uzupełnimy i przekażemy, o ile to możliwe, przed uzyskaniem danych. W pozostałym zakresie informacje o przetwarzaniu danych zawarte w tym dokumencie pozostaną aktualne.
6. Przekazywanie Państwa danych innym podmiotom
Państwa dane przekazujemy:
6.1. podmiotom przetwarzającym dane w naszym imieniu, uczestniczącym w wykonywaniu naszych czynności:
6.1.1. obsługującym nasze systemy teleinformatyczne lub udostępniającym nam narzędzia teleinformatyczne,
6.1.2. podmiotom świadczącym nam usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe, pomoc prawną, podatkową, ochrony osób i mienia, agencjom badawczym, działającym na nasze zlecenie;
6.2. innym administratorom danych przetwarzającym Państwa dane we własnym imieniu:
6.2.1. podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską,
6.2.2. podwykonawcom,
6.2.3. podmiotom prowadzącym działalność płatniczą (banki), w celu dokonania zwrotów na Państwa rzecz,
6.2.4. podmiotom nabywającym wierzytelności w razie nieopłacenia przez Państwa naszych rachunków w terminie,
6.2.5. podmiotom współpracującym z nami przy obsłudze spraw księgowych, podatkowych, prawnych, ubezpieczeniowych – w zakresie, w jakim staną się administratorem danych.
7. Dane z innych źródeł
Przy zawieraniu, przedłużaniu lub rozszerzaniu zakresu umowy przez czas trwania takiej czynności będziemy wykorzystywać dotyczące Państwa informacje pochodzące z rejestru przedsiębiorców (obecnie: Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) celu weryfikacji Państwa danych (podstawa: wykonanie umowy), a następnie w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń przez okres, po którym przedawnią się roszczenia z łączącej nas umowy (podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes).
Jeśli płacą Państwo za pośrednictwem np. banku to wejdziemy w posiadanie informacji o tym, z jakiego konta, w jakiej instytucji dokonali Państwo zapłaty. Dane te będziemy przetwarzać w celu sprawdzenia, czy dokonali Państwo poprawnej zapłaty, a w razie potrzeby także w celu dokonania zwrotów, w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń oraz w celach tworzenia statystyk i analiz.
8. Przekazywanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) lub organizacjom międzynarodowym
Obecnie nie planujemy przekazywać Państwa danych osobowych poza EOG (obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię) ani organizacjom międzynarodowym.
9. Przysługujące Państwu uprawnienia
Mogą Państwo złożyć do nas wniosek (dotyczący danych osobowych) o:
- sprostowanie (poprawienie) danych,
- usunięcie danych przetwarzanych bezpodstawnie lub umieszczonych na naszych serwisach internetowych,
- ograniczenie przetwarzania (wstrzymanie operacji na danych lub nieusuwanie danych – stosownie do złożonego wniosku),
- dostęp do danych (o informację o przetwarzanych przez nas danych oraz o kopię danych),
- przeniesienie danych do innego administratora danych) lub do Państwa (w zakresie określonym w art. 20 RODO).
Zakres każdego z tych praw oraz sytuacje, kiedy można z nich skorzystać, wynikają z przepisów prawa. To, z którego uprawnienia mogą Państwo skorzystać, zależeć będzie np. od podstawy prawnej wykorzystywania przez nas Państwa danych oraz od celu ich przetwarzania.
10. Prawo sprzeciwu
Niezależnie od praw wymienionych wyżej mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych na potrzeby marketingu bezpośredniego. Po przyjęciu wniosku w tej sprawie jesteśmy zobowiązani do zaprzestania przetwarzania Państwa danych w tym celu.
W szczególnych sytuacjach mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych, jeśli podstawą wykorzystania danych jest nasz prawnie uzasadniony interes. W takiej sytuacji, po rozpatrzeniu Państwa wniosku, nie będziemy już mogli przetwarzać danych osobowych objętych sprzeciwem na tej podstawie, chyba że wykażemy, że istnieją:
- ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności, lub
- podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
11. Zgoda
Jeżeli wykorzystanie przez nas Państwa danych nie jest konieczne do wykonania umowy, realizacji obowiązku prawnego lub nie stanowi naszego prawnie uzasadnionego interesu, możemy prosić o wyrażenie zgody na określone sposoby wykorzystania Państwa danych. Udzieloną nam zgodę mogą Państwo w każdej chwili wycofać (nie będzie to wpływać na zgodność z prawem wykorzystania Państwa danych przed cofnięciem takiej zgody).
12. Skarga
Mają Państwo prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy prawa.